Według Nancy Duarte – właścicielki firmy zajmującej się profesjonalnymi prezentacjami w Dolinie Krzemowej, już teraz około 80% prezentacji prowadzonych jest zdalnie. Wygląda na to, że niezależnie od okoliczności, tak zapowiada się nasza prezentacyjna przyszłość. Zastanawiam się ostatnio, jakie możliwości i ograniczenia to niesie. Co można bez problemu przenieść ze świata off-line na on-line, a co trzeba zmienić, żeby prowadzić skuteczne prezentacje zdalnie.
W moim odczuciu prezentacje prowadzone na żywo są skuteczniejsze, choć może to kwestia przyzwyczajenia. Ale dla mnie kontakt z odbiorcami ma ogromne znaczenie. Z drugiej strony zaletą zdalnych prezentacji jest możliwość szerokiego dotarcia. Mogą to być nawet tysiące osób w tym samym czasie. Zorganizowanie takiej prelekcji na żywo byłoby wyjątkowo trudne. Prezentacje on-line, choć niepozbwione wad dają szanse na dzielenie sie swoją wiedzą, pomysłami i doświadczeniem z wieloma osobami. Bez względu na to, gdzie się znajdują, bez ograniczeń budżetów podróżnych czy pojemności sali.
No ale jak wszystkiego, tak prezentacji zdalnych trzeba sie po prostu nauczyć. Zwłaszcza, że związane jest to z wieloma trudnościami. Od kłopotów technicznych zaczynając na braku bezpośredniego kontaktu kończąc.
Utrzymanie uwagi
Kiedy prowadzisz spotkanie żywo, zanim zaczniesz, niemal zawsze jest chwila, którą możesz poświęcić na pogawędkę z uczestnikami. Wbrew pozorom w onlajnie też jest ta chwila oczekiwania i możesz ją wykorzystać. Nie czekaj w ciszy aż wszyscy się wdzwonią, tylko zacznij rozmawiac już z tymi, którzy są. To buduje więź dokładnie w taki sam sposób.
Według mnie najtrudniesze w prezentacjach zdalnych jest utrzymanie uwagi słuchaczy. Już przy wystąpieniach na żywo jest to wyzwanie, a co dopiero kiedy nie możesz skontrolować stanu audytorium. W sali widzisz, czy ktoś ziewa, czy ma otwarty komputer i przegląda maile. Zdalnie nie masz takiej możliwości, a badania pokazują, że jest to bardzo powszechne zjawisko.
Czy w prezentacjach zdalnych masz szansę odbierać jakiekolwiek sygnały niewerbalne? Możesz spróbować. Poproś uczestników, aby korzystali z kamer i ustaw sobie widok galerii, aby widzieć słuchaczy. Obeserwuj reakcje – czy się uśmiechają, czy wyglądają na znużonych. Spróbuj dostosować do nich tempo i energię prezentacji. Rób przerwy i sprawdzaj na bieżąco, czy wszystko jest jasne. Pędzenie z materiałem, który chcesz przekazać i brak interakcji ze słuchaczami to gotowy przepis na katastrofę. Uczestnicy wtedy sie wyłączają, i faktycznie zaczynają sprawdzać telefon, maile, przeglądać Internet.
To, co nie zależy od sposobu prezentowania to treść prezentacji i slajdy (uwaga! To nie jest to samo). Czy jesteś na żywo, czy zdalnie odbiorca powinien być w centrum zainteresowania Twojej prezentacji. To on decyduje o Twoim powodzeniu (kupi, albo nie kupi), więc na koniec to on musi być najbardziej zadowolony ze spotkania. Musisz dostarczyć wartość, której on szuka. Zatem niezależnie od tego w jakiej formie prezentujesz przygotownie zaczynasz od analizy kim jest Twój słuchacz, na czym mu zależy i jaki przekaz dotrze do niego najskuteczniej. Tworzenie przekonujących treści to temat na obszerny materiał i nie chcę go tu teraz rozwijać . Szybko tylko podkreślam, że jeśli celem Twojej prezentacji jest wpłynięcie w jakikolwiek sposób na zachowania czy sposób myślenia słuchacza (a zakładam, że tak jest, skoro zdecydowałeś się prezentację prowadzić), to Twoja treść powinna się składać z argumentów, które go to tego przekonają.
Decydując się na skorzystanie ze slajdów, unikaj tych zapisanych tekstem. Tekst pisany i mówiony to ten sam, werbalny kanał komunikacji. Ludzie nie są w stanie przyswajać ich jednocześnie, więc jeśli wyświetlisz zapisany slajd, odbiorcy przestaną Cię słuchać. Pamiętaj, że slajdy są wizualizacją tego co mówisz i są przygotowywane dla odbiorców. To nie jest Twój teleprompter- ani on-line ani off-line.
W prezentacjach ważne jest zaangażowanie uczestników. Postaraj się o to w wystąpianiach zdalnych. Zachęcaj do pisania na czacie, zorganizuj głosowanie (wiele oprogramowań ma takie funkcje. Wyłączaj prezentację, kiedy chcesz dłużej się przy czymś zatrzymać i o cos zapytać. Dodasz tym zabiegiem nieco dynamiki. Możesz wzbogadzić swoje wystąpienie o inne media – puszczaj nagrania audio lub video. Możesz też użyć wirtualnego flipcharta – wykoszystaj do pisania tablicę wbudowaną w program lub zwykły plik tekstowy. To, że nie możesz podejść i zapisać wniosków z dyskusji lub kolejnych kroków do podjęcia nie znaczy, że nie możesz zaangażować zespołu w tworzenie notatek. Wyświetlasz nawet zwykłego Worda, udostępniasz jego widok i używasz w analogiczny sposób jak tablicę.
Takie przygotowanie jest może bardziej pracochłonne, ale stawką jest uwaga Twoich słuchaczy. A bez niej nie masz szans na zrealizowanie celu. Efekt prezentacji bez zaangażowania słuchaczy jest taki, że mało kto cokolwiek z niej wyniesie, wszyscy siedzą z myślą „przetrwać dokońca”.
Podobnie jak w przypadku prezentacji na żywo, przeciąganie w czasie nie jest wskazane. Nawet jeśli każdy siedzi w domu, należy szanować jego czas. A ponieważ utrzymanie uwagi uczestników on-line jest znacznie trudniejsze, tym bardziej unikaj długich spotkań. Optymalizuj ilość tematów do poruszenia i filtruj treść. Zastanów się też, czy potrzbujesz prezentacji on-line. Jeśli Twoją intencją jest poinformowania o czymś, może mail będzie równie skuteczny?
Przekaz niewerbalny online
Spróbuj dać uczestnikom namiastkę kontaktu wzrokowego. Jeśli korzystasz z kamery i monitora, ktore nie są ustawione w tym samym kierunku, użytkownicy widzą Cię pod kątem, albo bokiem. To bardzo niekomfortowe. Sprawiasz wrażenie jakbyś nie poświęcał uczestnikom uwagi. Podobnie jest, kiedy trzymasz nos w swoich notatkach. Pamiętaj, że mówisz do ludzi nie do komputera. Praktycy zajmujący sie profesjonalnie prezentacjami stosują różne sztuczki- przyklejają np.pod kamerką uśmiechniętego ludzika czy zdjęcie, żeby pamietać, że mają patrzeć własnie tam i zwracać się do zespołu. Jeśli masz z tym problem- rozważ.
Nie musisz unikać gestów. One sprawiają, że jesteś bardziej naturalny. Wiele osób prezentujących on-line sprawia wrażenie zastygniętych figur woskowych. Gestykulowanie do monitora wydaje Ci się nienaturalne? Niepotrzebnie, po drugiej stronie właśnie dzięki temu będziesz odbierany bardziej energicznie i przekonująco.
Dialog podczas prezentacji zdalnych
Cisza po drugiej stronie- to są te deprymujące momenty kiedy prezentujesz. Kiedy jesteście na żywo, reakcje osób działają na siebie nawzajem. Przy zdalnym prezentowaniu ludzie nie słyszą tego, że np. inni się śmieją. Techonologia pozawala słyszeć tylko jedną osobę, więc wszystkie pozostałe zostają za ekranem uczestników. Oczywiście jeśli każdy ma włączoną kamerkę widzicie, że inni się uśmiechają, ale ładunek emocjonalny jest zdecydowanie ograniczony. No i te dziwne momenty ciszy- prezentujesz, wchodzi TEN slajd. Miał być punktem kulminacyjnym, a odpowiada Ci grobowa cisza. Od razu bardziej się deprymujesz.
Co możez zrobić? Spróbuj wykorzystać oprogramowanie, aby pobudzać reakcje uczestników. W zależności od programu, który używasz mogą komentować na czacie, głosować w przygotowanej przez Ciebie ankiecie lub wyswietlać ikonki jako reakcje. Rób z tego użytek, a unikniesz głuchej ciszy z drugiej strony.
Sesja Q&A też może być trudna. Ale nie niemożliwa. Znów namawiam – wypróbuj opcję czatu, a na którym uczestnicy mogą wpisywać swoje pytania podczas prezentacji. Na koniec możesz je odczytać i na nie odpowiedzieć. Możesz też odpowiadać w trakcie. To, do czego zniechęcam, to wypełnienie większej części czasu prezentacją, a zrzucenie pytań i odpowiedzi na ostatnie 5 minut. Ryzykujesz pozostawienie słuchaczy z wątpliwościami. A nieprzekonany uczetnik = brak działania.
Inną możliwością jest sesja podobna do tej, jaka ma miejsce na żywo, tylko zamiast zadawania pytań spontanicznie, uczestnicy sygnalizują taką chęć podniesieniem ręki w oprogramowaniu. Wtedy udzialasz tej osobie głosu. Bardzo dobre rozwiązanie, jeśli słuchaczy nie jest zbyt wielu. Przy bardzo dużej ilości uczestników lepiej sprawdzi się mimo wszystko czat, a nawet przydatna będzie osoba pełniąca rolę moderatora. Dzięki niej nie ryzykujesz utraty kontaktu ze słuchaczami, kiedy będziesz czytał wiadomości na czacie.
Kończysz prezentację slajdami „Pytania?” i „Dziękuję”? To przestań. Zakończ slajdem typu „Co dalej”. Ustaliliśmy, że celem Twojej prezentacji jest nakłonienie słuchaczy do jakiegoś działania – żeby coś wykonali, kupili, zaczęli inaczej myśleć. To zadanie powinno im zostać w pamięci po rozłączeniu się. I niech to nie będzie koniec kontaktu z Tobą w tym temacie, ale zaproszenie do dalszej rozmowy. Pomagaj swoim słuchaczom realizować zadanie, podziel się materiałem i utrzymuj kontakt.
Zajęcia praktyczno- techniczne
Podstawowa rada w tym obszarze jest dość trywialna, ale jakże praktyczna: zapoznaj się z systemem do prowadzenia zdalnych prezentacji. Jak udostępnić prezentację, ekran, ustawić sobie kamerę i dzwięk. Z jednej strony ludzie zrozumieją ewentualne problemy techniczne, jednak psują one wrażenie idealnej prezentacji.
Postaraj się o trochę prywatności. Na pewno widziałeś filmik z wbiegającymi dziećmi podczas gdy prezenter w garniturze prowadzi nagranie. Z jednej strony to nie koniec świata, jednak takie sytuacje mogą zdenerwować przede wszystkim Ciebie i znacząco zmniejszyć Twoją pewność siebie.
W prezentacjach na żywo dbasz o swój wizerunek, zrób to też on-line. Pamiętaj, że nawet jeśli udostępniasz ekran, widać Cię w kamerze. Uporządkuj przedmioty, które mogą się pojawiać w tle – brudne naczynia, pranie etc. To nigdy nie wygląda dobrze, ale też rozprasza słuchaczy.
Pozamykaj też wszystkie pliki i okienka. Raz, że mogą Cię niepotrzebnie rozpraszać- np. przychodzące maile, a dwa, że udostępniając pulpit możesz nieopatrznie pokazać dane, które nie powinny były trafić do oczu oglądających.
Mów też odrobinę wolniej niż w przypadku prezentacji na żywo. Nie jesteś w stanie panować nad szybkościa sieci u wszystkich. Daj sobie delikatny zapas czasu, aby zgrać co mówisz z tym, co prezentujesz.
Niektórzy praktycy mówią, że aby wejść w tryb prezentowania, potrzebują wstać. Ich gesty zyskują na naturalności, czują się pewniej i z większą ilością energii. Jeśli też szukasz tych pokładów energii, które masz, gdy prezentujesz na żywo, spróbuj. Nic nie tracisz, a może rzeczywiście tego Ci właśnie brakowało. Trzymam kciuki, żebyś jak najlepiej odnalazł się w tym wirtualnym świecie prezentowania!
Bądźmy w kontakcie
SEKRET POZYSKIWANIA POLECEŃ
Darmowy ebook
Strategia marketingu poleceń krok po kroku
Skuteczne narzędzia dla B2B i B2C
Jak pytać, żeby się dowiedzieć
Darmowy workbook do
Sprawdzona checklista do zastosowania od zaraz
Najnowsze komentarze