10 sprawdzonych sposobów jak nie wylecieć z prezentacji dla zarządu, (a nawet zrobić dobre wrażenie)

Prowadzenie prezentacji dla top managerów to kompetencja, która może decydować o losach Twojej kariery. W zależności od tego, czy umiesz sprzedać siebie i swoje pomysły Twoje notowanie poszybują w górę lub pogrzebiesz je metr pod ziemią.

Warto poznać tajniki tych prezentacji zanim dojdziesz do etapu, gdzie zwiekszy się Twoja widoczność na spotkaniach z firmowymi VIPami. A jeśli już tam bywasz, to szybciutko temperuj ołówek i pisz!

1. Rozpocznij z przytupem

Mocne, zdobywające uwagę rozpoczęcie działa w każdej prezentacji, jednak przy tak wymagającym auditorium jest krytyczne. Rozpoczęcie od meritum sprawy jest ważne z conajmniej dwóch powodów:

Pierwszy, natury technicznej- top managerowie mają często kalendarze przeładowane spotkaniami. Przechodząc z zebrania na zebranie mogą nie pamiętać dokładnego tematu tego, na którym właśnie się znajdujecie. Pomóż im się zorientować i wejść na odpowiednie tory. Już na starcie ustalisz kierunek i zyskasz pewność, że wszyscy patrzą w tą samą stronę.

Drugi, znacznie ważniejszy- mówiąc od razu o co chodzi dajesz słuchaczom znak, że szanujesz ich czas i chcesz wykorzystać go jak najbardziej efektywnie. A o to właśnie chodzi.  

Jak to zorganizować? Najlepiej zacząć… od końca. Prezentacje dla senior menagerów nie wymagają efektu zaskoczenia. Znacznie bardziej oczarujesz ich rzeczowością i konkretami. To, czego oczekują pracownicy na wysokich szczeblach to informacje, na podstawie których będą mogli podjąć decyzję. Zaprezentuj najważniejsze wnioski i rekomendacje na początku i zapowiedz, że w dalszej cześci rozwiniesz kluczowe punkty. Jeszcze raz zbudujesz poczucie dobrze wykorzystanego czasu i zarządzisz oczekiwaniami co do treści wystąpienia. Takie podsumowanie na początku buduje Twój wizerunek osoby zorganizowanej i zorientowanej na to, co istotne.

Mocne rozpoczęcie to też takie, które wnosi nową wiedzę czy świeże spojrzenie. Jeśli prezentujesz coś, co odbiorca już doskonale wie, pokazujesz wnioski, które są mu znane to zaczynają mu chodzić po głowie dwie myśli. Po co zajmujesz jego czas, skoro nie dowiaduje się niczego nowego? I drugie, znacznie bardziej niebezpieczne dla Ciebie – po co jesteś w organizacji, skoro nie wnosisz do niej niczego nowego.

2. Wiedz, do kogo mówisz

Zanim stworzysz prezentację wybadaj, co odbiorcy wiedzą w temacie, o którym będziesz mówił. Unikniesz ewentualnych irytacji. Jeśli nie wiedzą nic, a Ty rozpoczniesz od szczegółów mogą się denerwować, że nie wiedzą o co Ci w ogóle chodzi. Zaczniesz tracić czas na tłumaczenie kontekstu zamiast na kluczowe dla Ciebie punkty. Jeśli są zaznajomieni z tematem, a Ty zaczniesz robić wprowadzenie, będą uważali ta prezentację za stratę czasu, a ich uwaga odleci bezpowrotnie.

Prezentacje dla top managementu różnią sie pod wieloma względami od innych prezentacji. Ale jedno jest niezmienne – używanie języka korzyścii odbiorcy. Już Arystoteles mówił, że aby kogoś przekonać trzeba się posługiwać argumentami ważnymi dla słuchacza, nie dla siebie. Tylko kierując się jego logiką dojdziesz do porozumienia.  

Poza tym kadra zarządzająca patrzy na firmę ze strategicznej perspektywy. Najpewniej jest ona bardziej ogólna niż Twoje spojrzenie. Skupiając się na najważniejszych aspektach pokazujesz, że umiesz złapać taką optykę. To buduje Twoją pozycję i zaufanie. Dajesz się poznać jako ktoś, kto rozumie funkcjonowanie biznesu i główne wyzwania. A to uprawnia do wpływania na organizacje poprzez swoje rekomendacje.

Darlene Price – specjalistka od efektywnej komunikacji mówi, że istnieją cztery powody, dla których senior managerowie zmotywowani są do działania. Nazywa je 4P perswazji i należą do nich Profit (zysk)/ Pleasure (przyjemność)/ Power (siła)/ Prestige (prestiż). Dając im to, co dla nich szczególnie interesujące zwiększasz szanse na kupienie Twojego pomysłu.

Profit – Jeśli dzięki Twojemu rozwiązaniu decydent zarobi lub ewentualnie zaoszczędzi pieniądze, niech to będzie jedna z pierwszych rzeczy, którą od Ciebie usłyszy. Zyski to jeden z glównych motywatorów biznesowych decydentów. Jeśli możesz, spróbuj zobrazować kwoty, aby stały się bardziej namacalne. Zamiast 30% wzrostu –powiedz „zyskujemy 2 miliony więcej każdego roku”. W drugą stronę też działa– „brak działania to strata 1 miliona w każdym kwartale”.

Pleasure –  Tu chodzi bardziej o ułatwienie pracy. Ludzie chcą pracować sprytniej, nie ciężej. Jeśli Twoja pomoc pomoże uzyskać ten sam rezultat przy mniejszym wysiłku, jesteś w połowie drogi. W tym przypadku też możesz podkręcić swój przekaz. „Zmniejszenie czasu o 30%” nie trafia do wyobraźni tak dobrze jak „dodatkowy dzień pracy” lub „możliwość zwiększenia produkcji o te 30%”. Nie wiesz, czy Twoje rozwiązanie realizuje taką potrzebę? Przeanalizuj je oczami kupującego. Czy Twoja propozycja sprawia, że odbiorca osiągnie cel szybciej albo mniejszym wysiłkiem niż dotychczas? Czy ułatwi czyjąś, pracę? Czy wpływa korzystnie na środowisko, społeczeństwo lub lokalny biznes? Jeśli znalazłeś któryś z tych elementów – buduj wokół niego.

Power– Wielu zarządzających ma ambicje, aby kształtować środowisko, które go otacza. Najlepiej zataczając swoim wpływem coraz wieksze kręgi. W końcu apetyt rośnie w miarę jedzenia! Spróbuj to wyczuć. Jeśli rządzenie i kontrolowanie jest tym, czego pragnie Twój decydent, wyostrz komunikaty. Mów o podbiciu rynku, jego zawładnięciu, zmieceniu konkurencji, zdominowaniu branży czy przejęciu klientów. Taki język buduje poczucie siły i trafia do wyobraźni.

Prestige– Związany jest z pewnym wyróżnieniem, przynależnością do elitarnej grupy. Nadaje wyższy status i rozpoznawalność. Propozycja jest prestiżowa jeśli eksponuje uzytkownika na tle innych, poprawia reputację firmy, realizuje inne aspiracje. Jeśli Twoja taka jest, chwal się, bo to bardzo unikatowe.

3. Wiedz czego chcesz

Kończysz swoją prezentację, formułujesz wnioski i rekomendacje, dziękujesz za uwagę. I co dalej? Czy słuchacze wiedzą, czego od nich chcesz?

Jeśli nie wyartykułowałeś i nie powtórzyłeś tzw. call to action, nie możesz mieć pewności. A jeśli będziesz miał troche szczęścia i padnie pytanie – „Jak mogę Ci pomóc?” czy umiesz odpowiedzieć jednym zdaniem? Powinieneś. Kadra zarządzająca to często jedyne osoby, które mogą Ci dać to, czego potrzebujesz, aby realizować swoje plany. Skoro już zajmujesz ich czas, musisz wiedzieć po co i czego potrzebujesz. Zaprezentowanie siebie i zabłyśnięcie przed szefami ma być Twoim skutkiem ubocznym, nie celem głównym.

Jeśli Twoim celem jest przekonanie szefów do swojego przedsięwzięcia, a może nawet pozyskanie na nie zasobów tym bardziej musisz ukierunkować swoje wystąpienie na słuczaczy. A konkretnie na osobe decydującą. Jeśli chcesz, aby zrobiła to, o co prosisz – bądż konkretny i konsekwentnie prowadź odbiorcę przez argumenty aż do punktu, w którym ten rozumie jak i dlaczego może Ci pomóc.

4. Przygotuj krótką, treściwą prezentację

Co jest Twoim najbardziej wartościowym zasobem? Czas. Top liderzy doskonale o tym wiedzą, dlatego bardzo rozsądnie zarządzają swoim i nie pozwalają by ktokolwiek im go marnotrawił.

Zbyt długie, zawiłe i nieustrukturyzowane wystąpienie pogrąży Twój pomysł. Nawet jeśli masz świetne argumenty i niepodważalne wyniki. Taka prezentacja nie sprzedaje.

Zmierzaj prosto do celu – bez kreślenia tła, dygresji, dyskusji na tematy poboczne (one szczególnie zjadają cenny czas, bo kiedy rozmówca się w coś wkręci niezręcznie jest mu przerwać). Powiedz to, co odbiorcy muszą wiedzieć, by zadecydować. Nic więcej.

Jak wybrać te kluczowe informacje? Wyobraź sobie, że ratownicy przywożą do szpitala pacjenta w ciężkim stanie. Zamiast przekazać lekarzowi najważniejsze informacje od razu, zaczynają przedstawiać kontekst. Kim jest pacjent, gdzie mieszka, jak dojechali, jaki mieli dzień. A w ogóle to właśnie przypomniał im się podobny przypadek. Główne parametry i wynik wywiadu zostawiają na koniec, jako glówny punkt wypowiedzi. Kuriozalne, prawda? Opowiadanie o wszystkim dookoła zabiera lekarzowi czas. On potrzebuje kluczowych danych, na podstawie których będzie ratował pacjenta. Nic więcej.

W biznesie sytuacja nie jest może tak ekstremalna i oby nie chodziło o czyjeś życie, ale na pewno łapiesz analogię. Zbyt dużo informacji konsumuje cenny czas. Top managerowie czekają na gotowe odpowiedzi i rozwiązania, a nie na dogłębne analizy i szczegóły.

Zresztą to często typy osobowości ukierunkowane na osiąganie wyników. Najlepiej natychmiast, z jak najszybszymi rezultatami. Nie omieszkają zarządać konkretów.  

Nie wymyślaj więc niczego oryginalnego na siłę, daruj sobie zaskoczenia. Użyj sprawdzonych, Arystotelesowych wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Następnie obuduj je możliwie najmniejszą ilością informacji, które są potrzebne do zrealizowania Twojego celu. Idealnie, jeśli będą to maksymalnie trzy punkty. Trzy kluczowe przekazy, które są niezbędne do podjęcia decyzji. Następnie informacje i dane, które chcesz przekazać dopasuj do każdego z nich. Jeśli coś nie pasuje do żadnego- nie powinno się pojawiać w prezentacji.

5. Zostaw czas na dyskusję

Krótka, rzeczowa prezentacja pozwoli Ci na pozostawienie zapasu czasowego na dyskusję. To jest kluczowe. Jeśli masz wybór: pokazać wszystkie slajdy lub mieć czas na zadanie pytań wybierz to drugie. Co Ci po świetnej prezentacji jeśli na koniec nie uzyskasz potwierdzenia tego z czym przychodzisz? Powtarzam, masz przed sobą osoby, które mogą zdecydować o kolejnych krokach Twojego przedsięwzięcia. Jeśli skupisz się na pokazaniu wszystkiego tylko dlatego, że tak pieczołowicie przygotowywałeś slajdy, że nie mogą nie ujrzeć światła dziennego, robisz ogromny błąd. W momencie kiedy będziesz chciał podsumować i poprosić o akceptację oni będą właśnie wychodzić na kolejne spotkanie.

6. Bądź elastyczny i opanowany

Jeśli masz już jakieś doświadczenie w prezentowaniu dla VIPów, najpewniej usłyszałeś kilka razy “ok, idźmy dalej”. Taki komunikat tuż po tym, jak wyświetliłeś pełen insightów slajd, którego przygotowanie zajęło Ci 2 godziny może sprawić, że zaczniesz się gotować jak czajniczek. Spokojnie. Potraktuj to jako komplement. Pomyśl, wyraziłeś się na tyle jasno, że nie ma więcej pytań. Jest dobrze, idźmy dalej.

Nastaw sie psychicznie na to, że nie dane Ci będzie snuć monologu, który sobie przygotowałeś. Możesz zostać poproszony o przeskakiwanie slajdów w te i wewte. I dopóki trzymasz kurs, realizujesz główne punkty prowadzące do Twojego celu to jest ok. Słuchacze tak naprawdę nie muszą zobaczyć wszystkiego, by podjąć decyzję.

Może się też zdarzyć tak, że szef szefów z różnych przyczyn nie będzie już chciał przejść do następnego slajdu i usłyszysz „ masz ostatnie 3 minuty ”. Nie musi to być koniecznie Twoja wina, ale np.  jego inne obowiązki czy niespodziewana sytuacja. Musisz dokładnie wiedzieć co wtedy powiesz. Takie podsumowanie powinnno zawierać najważniejszą rzecz (albo max 3) i koniecznie call to action. Minimalny rezultat tego spotkania to to, że  Exec wie czego oczekujesz i po co.  

Bardzo często slyszałam, jak osoby, które prezentowały przed zarządem mówiły, że „ich przeciągnęli”, „maglowali” czy „grillowali”. To nie jest do końca tak, że top managerowie lubują się w męczeniu podwładnych lub dostawców (przynajmniej większość z nich nie). Takie ofensywne zachowanie ma dwa źrodła. Jedno to wspomniany już wysoki poziom nastawienia na osiąganie wyników. Tzw. C-level żąda konkretów. Drugi to ich specyficzna rola w organizacji. Te osoby odpowiadają za całość działania firmy. Patrzą z innej perspektywy, a ich obowiązkiem jest szukanie dziur w czymś, co mają zaakceptować. Więc nie obrażaj się, nie usztywniaj, tylko pozwól im wykonywać ich robotę.

7. Przygotuj ładne, ale proste i łatwe do zrozumienia slajdy.

Zaskocz słuchaczy swoimi wizualizacjami. W pozytywny sosób oczywiście. Unikaj skomplikowanych wykresów, zbyt dużej ilości danych i rozbudowanych tabelek. Nie wchodź w szczegóły. Twoi odbiorcy nie muszą ich znać, Ty musisz, aby wyjaśnić sens w możliwie najprostszy sposób. Poprzestań na niezbędnym minimum i Twoich rekomendacjach. Jeśli będą chcieli wejść głębiej to zapytają (dlatego musisz mieć back up ze szczegółami, które doprowadziły Cię do prezentowanych rekomendacji). Jeśli nie będą chcieli zapoznawać się ze szczegółami, a Ty będziesz to na nich wymuszał- zniechęcą się.

8. Przentuj analizy tylko z własnymi rekomendacjami  

Jeśli przeprowadziłeś wnikliwą analizę i wyciągnąłeś wnioski, to na pewno masz też swoja opinię i rekomendacje. Bardzo często prezentujący do kadry kierowniczej stawiają się w roli dostarczycieli danych. Przekazują wyniki analizy oraz wnioski z niej płynące, a potem czekają na werdykt. Z nadzieją, że szefowie bedą mieli identyczne refleksje. Otóż wcale nie muszą mieć. Stawiasz się wtedy w trudnej sytuacji przekonywania do swoich racji za pomocą argumentów, które juz słyszeli. A to może być trudne, nie ryzykuj.

 Poza tym, a może nawet przede wszystkim prezentacje przed członkami zarzadu to świetna okazja, żeby pokazać swoja ekspertyzę. Nie bądź tylko lektorem dla slajdów. Dziel się Twoimi sprzostrzeżeniami i rekomendacjami. To pokazuje, że jesteć w stanie przanalizowac dane i podjąć decysję. Taka pewność siebie i  umiejętność podejmowania decyzji to kluczowe kompetencje, które musi mieć ktoś, kto chce iść wyżej

9. Spróbuj przewidzieć pytania, jakie mogą paść

Zanim top managerowie podejmą decyzję będa chcieli się upewnić, że mogą ufać Twoim rekomendacjom i zrozumieć wszystkie konsekwencje proponowanego scenariusza. A ponieważ ustaliliśmy już, że to mistrzowie w szukaniu dziur w całym, przygotuj się na grad pytań.  Miej back up w postaci dodatkowych slajdów czy Exceli z danymi. Musisz umieć dowieść, że za Twoim tokiem myślenia stoi pewna logika i dane. Nie odbieraj tych pytań personalnie. One nie są złośliwością. Taka praca.

Spróbuj przewidzieć, które części Twojego wystąpienia mogą budzić zdziwienie czy wątpliwości. Zidentyfikuj wąskie gardła procesu i miej gotowe odpowiedzi. Mając te punkty przemyślane, także Ty sam będziesz czuł sie pewniej.

Jakkolwiek istnieją pewne typy pytań, które są charakterystyczne dla tej grupy odbiorców i często padają. Przygotuj sobie na nie odpowiedzi. Tak na wszelki wypadek.

Nie możemy tak długo czekać na rezultaty. Czy da się to zrobić szybciej?  

Uważaj, zanim się do czegokolwiek zadeklarujesz. Odpowiedź będzie specyficzna dla prezentowanego tematu. Czasami faktycznie się nie da przyspieszyś pewnych procesów. Zwłaszcza jeśli są poza naszym wpływem. Np. towar musi dotrzeć z Chin albo wymagana jest decyzja jakiegoś urzędu, a ten ma na nią 21 dni. Zastanów się jednak, czy możliwe jest przyspieszenie mając dodatkowe zasoby. Posłuż sie trójtkątem dobrze- szybko- tanio, w którym zawsze można mieć maksymalnie mieć dwa elementy. Pomyśl, czy np. Płacąc więcej za transport można mieć dostawę samolotem, a nie statkiem i znacząco ją przyspieszyć. Pozwala Ci do dać konkretną odpowiedź mówiącą zarządowi co musisz mieć, aby przyspieszyć. Takie postawienie sprawy zabezpiecza jednocześnie Ciebie przed uleganiem presji.

Jeżeli nie ma możliwości przyspieszenia, spróbuj podzielić go na mniejsze etapy. Jest duża szansa, że odbiorca zrozumie dlaczego to tyle trwa. A na pewno otrzyma narzędzie do monitorowania postępów.

Czy możemy uniknąć tych inwestycji? Lub inna wersja – A co, jeśli byśmy nic nie zrobili?

Twój pomysł jest zapewne jedną z wielu inicjatyw, o której taki senior manager musi zdecydować. Naturalnym jest, że będzie sprawdzał, czy któreś nie są zbędne i czy konsekwencje zaniechania mogą być na tyle niewielkie, żeby zmniejszyć kompleksowość działań i ilość wydatków w organizacji. Znów- nic osobistego.

Jedyne, co możesz zrobić, to tak dobrze przygotować argumentację, aby Twój pomysł nie wpadł do pudełka “możemy się bez tego obyć”.

Jak zareaguje rynek/ konkurencja/ klienci?

Wzbogacenie Twojej analizy o potencjalne scenariusze to świetny zabieg. Bardziej wyrafinowane przemyślenia niż tylko obliczenia z punktu widzenia organizacji mogą zdecydowanie zwiększyć skuteczność Twojej prezentacji.

Zmniejszają niepewność i odpowiadają na potencjalne wątpliwości słuchacza. A jeśli dostarczasz to, o czym pomyślał robisz efekt “Wow”. Szef dostaje to, o czym pomyślał jeszcze zanim o to zapytał. Stawiasz sie na pozycji właściwego człowieka na własciwym miejscu. Pomyśl o tym zwłaszcza wtedy, gdy prosisz o tłuściutki budżet.

Jak skorzystaja na tym nasi klienci?

Pytanie w stylu Jeffa Bezosa- szefa Amazona znanego z fokusu na klientów. Wielu liderów analizuje wszelkiego rodzaju inicjatywy pod kątem potencjalneg przewagi konkurencyjnej, którą moga przynieść. I jest to bardzo słuszne podejście. Kiedy masz ograniczone zasoby wykorzystanie ich do rozwiązania, z którego korzysci będą zarówno wewnątrz, jak I na zewnątrz organizaczji jest dużo bardziej zasadne nić to, które poprawi tylko jakość pracy pracowników, a nie przełoży się w zaden sposób na efekt, który otrzymują klienci.                                                   

Pomyśl o tym szukając argumentów dla Twojego projektu. Zadowolenie klienta i idące za tym wymierne korzyści zawsze wzbudzają entuzjazm zarządzających.

10. Bądź naprawdę dobrze przygotowany

Oddbiorca wybaczy Ci drobne potknięcia, zająknięcia czy problem techniczy. Ale na pewno nie wybaczy Ci braku przygotowania. Dlatego tak ważne jest używanie kumunikatów odpowiednich do odbiorcy, mocnych danych i slajdów pomocniczych oraz antycypowanie możliwych pytań i obiekcji.

Miej wszystko przygotowane i przećwiczone. Możesz poprosić, aby ktoś spojrzał wcześniej na Twoją prezentację czy posłuchał Twojego wystąpienia. To doda Ci pewności siebie i większą elastyczność i swobodę w przemieszczeniu się między poszczególnymi częściami prezentacji. Z tego też względu nie ucz sie wszstkiego na pamięć. Przy jakiejkolwiej zmianie, Twój scenariusz mógłby sie posypać.  

I na koniec – nie mniej ważne: miej pozytywne nastawienie i bądź sobą. Zachowaj poczucie humoru. Ludzie lubię tych którzy sprawiają, że się śmieją. A kupują od tych, których lubią. Bądź pewny pewny siebie i ufaj temu, co mówisz. Bo jak ktoś miałby Ci uwierzyć, jeśli sam siebie nie przekonujesz.